זו לא קלישאה. זו עובדה שאנשי מכירות בענף מכירים היטב: ליד שמחכה יותר מדי זמן לתגובה ראשונית — כנראה ימשיך הלאה למתחרה. ועדיין, ישנן חברות נדל”ן בישראל שחוות אתגר בניהול הלידים שלהן, בין אם זה ב-WhatsApp, גיליון אקסל, או אפילו CRM שמוזן ידנית פעם בכמה ימים. התוצאה? לידים שהולכים לאיבוד, פגישות שלא נקבעו ועסקאות שנסגרו אצל המתחרה כי הוא פשוט היה שם קודם.

אז איך חברות נדל”ן — מקטנות עד גדולות — יכולות להטמיע אוטומציה בנדל”ן שמנהלת לידים, קובעת פגישות, ועוקבת אחרי כל לקוח בלי שאף אחד “ייפול בין הכסאות”?

לפני שמדברים על פתרונות, בואו נבין למה הבעיה כאן מורכבת יותר מענפים אחרים:

מחזור רכישה ארוך ומורכב לקוח נדל”ן הוא לא לקוח שרוכש בדחף. מדובר כאן בתהליך ארוך ומורכב, שמתחיל ממחשבה ובירור ראשוני, ומוביל בתקווה לסגירת חוזה ועסקה של כמה מליוני שקלים. כל הזנחה או פספוס בכל שלב, עלולים להוביל להפסד של העסקה.

מקורות לידים מרובים הלידים בתחום הנדל”ן יכולים להגיע מיד2, מאתר החברה, מפייסבוק, מגוגל, מהמלצות פה לאוזן, מWhatsApp — כולם נכנסים לערוצים שונים, אבל לא תמיד משהו מחבר אותם לתמונה אחת.

עונתיות ורגישות לעיתוי בנדל”ן, עיתוי הוא הכל. לקוח שיצר קשר “בזמן אמת” עשוי לסגור עסקה תוך שבוע אם יטופל נכון — או להיעלם לחלוטין אם יצטרך לחכות.

אז כדי לטפל בבעיה המורכבת הזו בתחום שהוא כלכך רגיש (מדובר בעסקאות של מליוני שקלים והתחייבות לכל החיים), בואו נבין באיזה שלבים כדאי לעבוד כדי שהאוטומציה תפעל לעזרתנו:

שלב 1: כל הלידים צריכים להגיע למקום אחד הצעד הראשון בכל אוטומציית נדל”ן הוא הכי בסיסי - לוודא שאף ליד לא נופל. בואו נסתכל על זה ככה: ליד מיד2 הולך למייל, ליד מפייסבוק הולך לInbox, ליד מהאתר נשאר בטופס. שיחת טלפון נרשמת (אם בכלל) על פתק. בסוף השבוע יוצא מצב שחמישה לידים לא טופלו — ואיש לא יודע שהם קיימים.

הפתרון: אינטגרציה אוטומטית לCRM מרכזי. כל מקורות הלידים צריכים להזרים אוטומטית לנקודת מרכז אחת — CRM שמנהל את כל הלקוחות הפוטנציאליים. כלים שעושים את זה מחברים בין פלטפורמות שונות בלי קוד. לדוגמה — ליד חדש בפייסבוק Lead Ads ← מייל נכנס לכתובת מוגדרת ← כרטיס חדש נפתח ב-CRM — אוטומטית.

שלב 2: מענה ראשוני  נחזור לעקרון שפתחנו בו: הכל עניין של עיתוי וניהול נכון. מחקרים בענף הנדל”ן בארה”ב מראים שהסיכוי לסגור עסקה יורד ב-80% אם המענה הראשוני לא מהיר מספיק. בישראל המספרים דומים — הלקוח שמתעניין בדירה פונה לכמה ספקים במקביל, מי שיענה לו מספיק מהר, ככל הנראה גם זה שיסגור איתו את העסקה.

עכשיו דמיינו שכדי לענות לכל הלידים מספיק מהר צריך להחזיק כמות מסוימת של נציגים, שיהיו תמיד בהיכון למענה וגם להכשיר אותם לצורך כך. כאן נכנסת לתמונה האוטומציה, מספיק שהלקוח יקבל הודעה אוטומטית (היא לא תראה לו אוטומטית, אבל בפועל אף אחד לא ישב להקליד אותה מחדש כל פעם). ההודעה תאמת שהפרטים והנתונים שלו התקבלו ושייצרו איתו קשר בקרוב, והנציג רק ייצטרך ליצור איתו קשר כדי לסגור את העסקה.

שלב 3: דירוג וסיווג לידים אוטומטי (Lead Scoring) לא כל ליד שווה את אותה מידת תשומת הלב. דירוג לידים (Lead Scoring) הוא תהליך שבו המערכת מסננת את כל הלידים לפי פרמטרים שמגדירים לה מראש — וככה מאפשרת לנציגים לדעת במי להתמקד וזה אוטומטית מגדיל את הסיכויים לסגירת העסקה וחוסך כמובן המון זמן וכסף. לדוגמא: לקוח שיודע שהוא רוצה דירת 3 חדרים בתל אביב, לעומת לקוח “גמיש”, לקוח שרוצה להכנס לדירה בשנה-שנתיים הקרובות לעומת לקוח ש”רק בודק אפשרויות”.

שלב 4: קביעת פגישות ללא “פינג פונג” של הודעות כמה זמן כל נציג “מבזבז” על לנסות לקבוע פגישה? הוא מנסה להבין מהלקוח מה המועד שנוח לו, והמועד שנוח ללקוח לא מתאים לנציג או חורג משעות העבודה של הנציג, ובסוף אחרי כל זה הלקוח מבריז מהפגישה ואז לא רק שאבדנו ליד גם שרפנו זמן וכסף.

כלי קביעת פגישות אוטומטיים חותכים את הפינג פונג הזה לחלוטין, ובפרט מונעים הברזות. איך זה עובד: הלקוח מקבל קישור ייעודי לקביעת הפגישה, הוא נחשף לטווח זמנים שהוא יכול לבחור מתוכם, בלי לשוחח עם איש, הוא רק צריך לבחור את היום והשעה שמתאימים לו, אחרי שהוא בוחר הפגישה מתווספת אוטומטית ליומן של הנציג והלקוח מקבל את כל הפרטים, וקישור לפגישה במידה והיא בזום, למייל שלו.

אז איך בכל זאת מונעים הברזה? המערכת תשלח ללקוח תזכורת 24 שעות לפני הפגישה ואפילו שעה לפני הפגישה, ככה אם הוא לא מתכוון להגיע הוא יוכל לעדכן את הנציג והנציג יוכל כבר לקבוע פגישה עם לקוח אחר במקום ולא להפסיד את הזמן הזה. חברות שעברו למודל הזה מדווחות על ירידה של 30-40% ב”חוסר הגעה” לפגישות (no-shows), כי תזכורות אוטומטיות עושות את מה שנציג עמוס לא תמיד עושה.

שלב 5: מעקב אוטומטי בכל שלב בתהליך כאן האוטומציה עושה את ההבדל האמיתי בין חברות שסוגרות עסקאות לחברות שמאבדות לידים. נניח שנציג ביצע שיחה ראשונית ללקוח, נתן לו את כל הפרטים ובסוף הלקוח אומר “אני חושב על זה”. לגיטימי נכון? כולנו מכירים את זה, במיוחד שמדובר בעסקה כלכך רצינית כמו קניית דירה.

כאן מתחילה הבעיה. הלקוח אומר שהוא צריך זמן לחשוב על זה, והנציג כבר ממשיך הלאה ללידים אחרים ומשימות אחרות, וללקוח “לא נעים” ליצור קשר חוזר עם הנציג כי הוא לא רוצה להפריע או שהוא מחכה לשיחה חוזרת מהנציג, וככה קורה ששני הצדדים לא מדברים יותר לעולם והעסקה לא נסגרת.

אז מה הפתרון? מעקב אוטומטי שמופעל בכל שלב בתהליך, בלי להצריך שום התערבות של נציג. לדוגמא: יום אחרי השיחה הלקוח יקבל הודעה בווטסאפ: “שלום [שם], תודה על השיחה היום! ריכזתי עבורך 3 נכסים נוספים שמאוד מתאימים למה שדיברנו — שולח לך בהמשך”, יום לאחר מכן יישלח ללקוח מייל: “3 נכסים שנבחרו במיוחד עבורך” — כולל תמונות, מחירים, קישורים לסיורים. כמה ימים לאחר מכן הנציג מקבל תזכורת לעשות שיחת טלפון חוזרת ללקוח, אם הלקוח עוד לא חזר אלינו בעצמו.

ככה גם הלקוח מקבל הרגשה שהוא חשוב ושהוא יכול לדבר אתנו בכל עת כי לא רק דברנו איתו ושכחנו, וגם הנציג לא ישכח לחזור ללקוח. כל הצעדים האלה קורים אוטומטית, בלי שהנציג צריך לזכור דבר. המערכת שולחת, מתזמנת, ומעדכנת את הסטטוס ב-CRM.

שלב 6: אוטומציה לסיורים בנכס מעבר לניהול הלידים, יש עניין נוסף ומשמעותי לא פחות שחברות נדל”ן מתמודדות איתו: ניהול לוח הסיורים בנכסים. במקום שנציג יצטרך לשבת ולהתקשר לכל לקוח לתאם איתו סיור (כמו בחלק של קביעת הפגישות) ולהסתכן בבזבוז זמן והברזות מיותרות, האוטומציה תדע לטפל בזה ביעילות.

נציג ללקוח דף נחיתה עם כל הפרטים על הנכס כולל מחיר אם אפשר, ככה זה יחסוך שאלות מיותרות, נציג את חלון הזמנים האפשרי לסיור כולל הגבלה אוטומטית (לדוגמא לא לאפשר שני סיורים בו זמנית, הלקוח לא חייב לדעת מזה), המערכת תשלח ללקוח את הכתובת והוראות ההגעה למקום ומיד אחרי הסיור הלקוח יקבל הודעת SMS עם 3 שאלות קצרות: “מה דעתך על הנכס?” — התשובות נכנסות ישירות לCRM ועוזרות לנציג בהמשך טיפול לסגירת העסקה.

שלב 7: דוחות ומדידה אוטומטיים  כולנו יודעים שבלי מדידה — אין שיפור, בכל תחום, אבל כשמדברים על תחום הנדל”ן זה אפילו קריטי יותר כי מדובר פה בעסקאות בהיקפים גדולים, שגם לוקחות זמן, ולא עסקאות המתבצעות בדחף ונגמרות אחרי רגע. לכן המדידה והסקת המסקנות חייבות להיות מדויקות וגם כאן האוטומציה משחקת תפקיד. המערכת תדע ליצור דוחות אוטומטיים בנושאים כמו כמה לידים נכנסו ומאיפה, מה זמן המענה הראשוני, כמה עסקאות נסגרו ואפילו למדוד את הביצועים של הנציגים ולמשב אותם. הדוחות יישלחו למייל או לווטסאפ של המנהל בזמן שהוא יגדיר, לדוגמא כל יום ראשון או כל סוף חודש, וכל מה שיישאר לו לעשות זה ללמוד מהדוחות ולשפר ביצועים איפה שצריך.

בואו נדבר מספרים: מה קורה כשעושים אוטומציה בנדל”ן נכון?

אלה הנתונים של חברת נדל”ן שהטמיעה אוטומציה ב-3 שלבים לאחר כחצי שנה:

  • ירידה של 65% בלידים שלא טופלו 
  • שיפור של 28% בשיעור ההמרה מליד לפגישה
  • חיסכון של 8 שעות עבודה ידנית לנציג בשבוע, במקום זה אפשר לעשות עבודה משמעותית יותר
  • 0 כפילויות בין נציגים, מה שמונע חוסר מקצועיות
  • עלייה של 22% בהכנסות — עם אותו מספר נציגים, בלי גיוסים

##

לסיכום: אוטומציה בעולם הנדל”ן היא כבר לא רק המלצה

ליד שנכנס בשתיים בלילה מקבל תגובה, לקוח שהיה בפגישה לפני חודש מקבל עדכון, נציג לא מפספס פולו-אפ קריטי והמנהל יודע כל בוקר בדיוק מה קורה בצינור המכירות — בלי לשאול את כולם. בענף שבו עסקה אחת שווה מליוני שקלים — ואיבוד ליד אחד עשוי לעלות עמלה של עשרות אלפים — האוטומציה היא לא הוצאה. היא הכנסה שמחכה לך.

התחברתם למה שכתוב במאמר? רוצים להטמיע אוטומציה גם בעסק שלכם? כתבו לנו ונחזור אליכם בהקדם האפשרי!